Employment Tax

Germany | New ELStAM rules from 2025 — Employer liability

Summary

With effect from January 1, 2025, the German Ministry of Finance (BMF) published an updated letter concerning the Electronic Payroll Tax Withholding Criteria (ELStAM), which replaces the previous BMF letter (November 8, 2018. BStBl I p. 1137) and includes the former BMF letter on employees subject to limited income tax (November 7, 2019 BStBl I page 1087).

In this letter in particular regulations to employer liability in the event of incorrect or missing ELStAM were added.

The detail

Possible employer liability in the event of incorrect or missing ELStAM

A newly added Section VIII lists  the following scenarios in which, in particular, a risk of employer liability is possible if these are not implemented correctly:

1. No registration of employees in the ELStAM database
   If the employer does not register the employees contrary to the requirements in the BMF letter, he cannot access the ELStAM data of these employees. The regulation on the transitional period of three months using the expected wage tax deduction criteria does not apply in these cases. Rather, the employer must withhold and pay wage tax according to tax class VI.
2. Execution of wage tax deduction without ELStAM
   If there are no wage tax deduction characteristics, and absent justified reasons for using the Three-Months-Preliminary-Rule, the employer must use tax class VI when calculating, withholding and paying wage tax.
3. Incorrect payroll tax deduction criteria
   If the employer uses the expected wage tax deduction characteristics for the wage tax deduction for longer than three months, even though no certificate for the wage tax deduction was presented by the employee, then the employer is liable for the delta to tax class VI. The same is true if the taxation has not been corrected to tax class VI retroactively.
4. Employees subject to unlimited income tax without a tax identification number
   In cases in which the expected wage tax deduction characteristics are used by the employer for more than three months, even though the employee has still not provided the tax identification number and the date of birth, the employer must withhold and pay the wage tax according to tax class VI.

If one of the listed liability conditions is met, the employer is liable for the difference between the amount of tax actually paid and the amount that the employer would have had to pay if tax class VI was applied accordingly. When calculating the liability amount, any amounts for church tax and solidarity surcharge must also be taken into account.

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Employment Tax

Germany | Neues ELStAM-Schreiben ab 2025 — Arbeitgeberhaftung

Zusammenfassung

Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wurde durch das BMF ein aktualisiertes Schreiben betreffend die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELSTAM veröffentlicht, welches das bisherige BMF-Schreiben (08.11.2018. BStBl I S. 1137) ersetzt und das vormalige BMF-Schreiben zu beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern (07.11.2019 BStBl I Seite 1087) einbezieht.

Hinzugefügt wurden insbesondere Hinweise auf eine Arbeitgeberhaftung im Falle von fehlerhaften oder fehlenden ELStAM.

Im Detail

Mögliche Arbeitgeberhaftung im Falle fehlerhafter und fehlender ELStAM

In einem neu hinzugefügten Abschnitt VIII werden die folgenden Szenarien dargestellt, in denen insbesondere ein Risiko für eine Arbeitgeberhaftung möglich ist, sofern diese nicht korrekt umgesetzt werden:

1. Keine Anmeldung der Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank
   Meldet der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer entgegen der Vorgaben im BMF-Schreiben nicht an, kann er die ELStAM seiner Arbeitnehmer nicht abrufen. Die Regelung zur Übergangszeit von drei Monaten unter Anwendung der voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale ist in diesen Fällen nicht anzuwenden. Vielmehr hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einzubehalten und abzuführen.
2. Durchführung des Lohnsteuerabzugs ohne ELStAM
   Bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen hat der Arbeitgeber, soweit keine gerechtfertigten Gründe für die Nutzung der Drei-Monats-Vorläufigkeits-Regel vorliegen, die Steuerklasse VI bei der Berechnung, Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer zu nutzen.
3. Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale
   Sofern der Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale länger als drei Monate für den Lohnsteuerabzug anwendet, obwohl ihm keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt wurde, haftet der Arbeitgeber in Höhe
   des Differenzbetrages zur Steuerklasse VI. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber die Besteuerung nicht entsprechend rückwirkend zu Steuerklasse VI korrigiert.
4. Unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer
   In Fällen, in denen die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale länger als drei Monate vom Arbeitgeber angewendet werden, obwohl der Arbeitnehmer weiterhin die Identifikationsnummer und das Geburtsdatum nicht mitgeteilt hat, hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einzubehalten und abzuführen.

Wird einer der aufgeführten Haftungstatbestände erfüllt, so haftet der Arbeitgeber mit dem Differenzbetrag zwischen dem Betrag der tatsächlich abgeführten Steuer und dem Betrag, welchen er bei Vorliegen der Steuerklasse VI hätte einbehalten müssen. Bei der Berechnung der Haftungssumme sind außerdem etwaige Beträge für Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu berücksichtigen.

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Partner, tax advisor

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