By announcement of August 14, 2025, the Federal Ministry of Finance published the official form for the wage tax return for the registration period starting in 2026.
Important changes at a glance
Free text field in addition to key figure 23:
In electronic forms, a free text field must be implemented in addition to code 23 in order to accommodate special information.
New code 21 – Declaration of liability with regard to Section 19a (4a) GITA:
In future, employers will have to include code 21 with the following description:
“In connection with income from employment in the case of capital participations, a declaration of liability within the meaning of Section 19a, Paragraph 4a, Sentence 1 of the Income Tax Act is submitted (if yes, please enter a “1”).”
In doing so, they declare bindingly that they are liable for any future wage tax (e.g. from capital participations).
Separation by calendar year (§41a para.1 no.1 EStG):
The registration must include the wage tax to be paid separately for each calendar year in which the wages were received or “deemed to have been received.” This facilitates clear allocation – even for cross-border or cross-year payments.
Use for corrections:
Entries for previous and subsequent years are solely for the purpose of ensuring correct chronological classification. Any corrections must be made to the relevant wage tax returns separately—not via summaries.
Muster
The template to be applied from 2026 can be viewed at the following link:
Recommendation: Software providers and HR departments should analyze the new template and implement it with the change to calendar year 2026.
For a deeper discussion on the above, please reach out to your Vialto Partners point of contact, or alternatively:
Mathias Schmitt
Partner, Tax Consultant
Anna Liepelt
Senior Manager, Tax Consultant
Mit Bekanntmachung vom 14. August 2025 hat das BMF das offizielle Vordruckmuster für die Lohnsteuer-Anmeldung für den Anmeldungszeitraum ab 2026 veröffentlicht.
Freitextfeld ergänzend zur Kennzahl 23:
In elektronischen Formularen muss zusätzlich zu Kennzahl 23 ein Freitextfeld implementiert werden, um spezielle Angaben unterbringen zu können.
Neue Kennzahl 21 – Haftungserklärung (§ 19a Abs. 4a EStG):
Arbeitgeber müssen künftig die Kennzahl 21 mit folgender Beschreibung einfügen:
„Es wird im Zusammenhang mit Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit bei Vermögensbeteiligungen eine Haftungserklärung i. S. d. § 19a Abs. 4a Satz 1 EStG abgegeben (falls ja, bitte eine „1“ eintragen).“
Damit erklären sie verbindlich, dass sie für später anfallende Lohnsteuer (z. B. aus Vermögensbeteiligungen) haften.
Trennung nach Kalenderjahren (§ 41a Abs. 1 Nr. 1 EStG):
Die Anmeldung muss die abzuführende Lohnsteuer separat für jedes Kalenderjahr angeben, in dem der Arbeitslohn bezogen wurde oder „als bezogen gilt“. Das erleichtert eine klare Zuordnung – auch bei grenzüberschreitenden oder jahresübergreifenden Zahlungen.
Verwendung für Korrekturen:
Eintragungen für die Vor- und Folgejahre dienen ausschließlich zur korrekten zeitlichen Einordnung. Bei Korrekturen sind die betreffenden Lohnsteuer-Anmeldungen separat zu ändern – nicht über Zusammenfassungen.
Muster
Das ab 2026 anzuwendende Muster ist unter dem folgenden Link einsehbar:
Muster der Lohnsteuer-Anmeldung
Empfehlung: Softwareanbieter und Personalabteilungen sollten das neue Muster zeitnah analysieren und mit dem Wechsel ins Kalenderjahr 2026 umsetzen.
Für eine ausführlichere Diskussion der oben genannten Punkte wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Vialto Partners oder alternativ an:
Mathias Schmitt
Partner, Tax Consultant
Anna Liepelt
Senior Manager, Tax Consultant
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